งานอีเว้นท์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นงานแต่งงาน งานสัมมนา งานเปิดตัวสินค้า งานคอนเสิร์ต หรือแม้แต่งานเลี้ยงกลางแจ้ง ล้วนต้องคำนึงถึงความสะดวกสบายของผู้เข้าร่วมงานเป็นสำคัญ โดยเฉพาะในประเทศไทยที่มีอากาศร้อนชื้นตลอดทั้งปี ระบบปรับอากาศจึงกลายเป็นสิ่งจำเป็นที่ขาดไม่ได้ แอร์เคลื่อนที่จึงเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์สำหรับพื้นที่ชั่วคราวหรือสถานที่ที่ไม่มีระบบทำความเย็นติดตั้งอยู่แล้ว
ทำความรู้จักแอร์เคลื่อนที่สำหรับงานอีเว้นท์
แอร์เคลื่อนที่ที่ใช้กับงานอีเว้นท์นั้นแตกต่างจากแอร์บ้านทั่วไป เพราะต้องมีกำลังทำความเย็นสูง สามารถเคลื่อนย้ายได้ง่าย และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในพื้นที่กว้าง มักมาในรูปแบบของเครื่องปรับอากาศแบบตั้งพื้นขนาดใหญ่ หรือระบบท่อลมที่สามารถติดตั้งชั่วคราว บางรุ่นมีล้อเลื่อนสะดวกในต้องย้ายที่ บางแบบต้องใช้รถยกหรืออุปกรณ์พิเศษช่วยจัดวาง ขึ้นอยู่กับขนาดและน้ำหนักของเครื่อง
ประเมินพื้นที่และจำนวนผู้เข้าร่วมงานให้แม่นยำ
ก่อนติดต่อเช่าแอร์เคลื่อนที่ สิ่งแรกที่ต้องทำคือวัดพื้นที่จัดงานให้ชัดเจน ทั้งความกว้าง ความยาว และความสูงของเพดาน เพราะจะส่งผลต่อปริมาตรอากาศที่ต้องทำความเย็น นอกจากนี้ยังต้องประเมินจำนวนผู้เข้าร่วมงานด้วย เพราะคนแต่ละคนจะคายความร้อนออกมาประมาณ 100-150 วัตต์ ยิ่งคนเยอะก็ยิ่งต้องใช้แอร์กำลังแรงมากขึ้น หากประเมินต่ำไป อากาศในงานจะไม่เย็นพอ แต่ถ้าประเมินสูงเกินก็จะเสียค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น
พิจารณาลักษณะของสถานที่จัดงาน
สถานที่จัดงานแต่ละแห่งมีลักษณะต่างกัน บางที่เป็นห้องปิด มีฉนวนกันความร้อนดี ใช้แอร์น้อยก็เย็นได้ แต่บางที่เป็นเต็นท์กลางแจ้ง มีแสงแดดส่องถึง ลมพัดผ่าน ต้องใช้แอร์กำลังสูงกว่ามาก ถ้าพื้นที่มีหน้าต่างกระจกขนาดใหญ่ มีแสงแดดส่องผ่านเข้ามาตลอดวัน ก็ต้องเพิ่มกำลังแอร์เพื่อชดเชยความร้อนที่เพิ่มขึ้น หากเป็นพื้นที่กึ่งเปิด เช่น ศาลาหรือระเบียง ควรใช้แอร์หลายเครื่องกระจายตามจุดต่างๆ แทนที่จะใช้เครื่องเดียวขนาดใหญ่
ตรวจสอบแหล่งจ่ายไฟฟ้าให้พร้อมใช้งาน
แอร์เคลื่อนที่ขนาดใหญ่ใช้กระแสไฟฟ้าสูงมาก บางเครื่องต้องใช้ไฟ 3 เฟส แรงดัน 380 โวลต์ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานที่จัดงานมีไฟฟ้าเพียงพอรองรับ ถ้าไม่มีอาจต้องเช่าเครื่องปั่นไฟเพิ่ม ซึ่งจะทำให้ค่าใช้จ่ายสูงขึ้นอีก ควรบอกรายละเอียดเรื่องไฟฟ้าให้ผู้ให้บริการเช่าทราบตั้งแต่ต้น เพื่อจะได้เตรียมอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาให้ รวมถึงสายไฟ ปลั๊กต่อพ่วง และอุปกรณ์ความปลอดภัยต่างๆ
เลือกประเภทแอร์ให้เหมาะกับงาน
แอร์เคลื่อนที่มีหลายประเภท แต่ละแบบมีข้อดีข้อเสียต่างกัน แบบแรกคือแอร์ตั้งพื้นแบบพกพา เหมาะกับพื้นที่ขนาดเล็กถึงกลาง ติดตั้งง่าย เคลื่อนย้ายสะดวก แต่อาจมีเสียงดังกว่าแอร์แบบอื่น แบบที่สองคือระบบท่อลมแบบชั่วคราว เหมาะกับพื้นที่กว้างมาก สามารถกระจายความเย็นได้ทั่วถึง แต่ต้องใช้เวลาติดตั้งมากกว่า แบบที่สามคือแอร์แบบตู้คอนเทนเนอร์ มีกำลังสูงมาก เหมาะกับงานขนาดใหญ่หลายพันคน แต่ต้องมีพื้นที่วางเครื่องและต้องวางแผนล่วงหน้า
สอบถามรายละเอียดค่าบริการอย่างละเอียด
ค่าเช่าแอร์เคลื่อนที่ไม่ได้มีแค่ค่าเช่าตัวเครื่องเท่านั้น แต่ยังมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ อีกมากมาย เช่น ค่าขนส่ง ค่าติดตั้ง ค่าน้ำมันเครื่องปั่นไฟ ค่าช่างควบคุม ค่าประกันความเสียหาย และค่าไฟฟ้าที่ใช้ไป บางแห่งคิดราคารวมทุกอย่าง บางแห่งคิดแยกรายการ ต้องสอบถามให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาภายหลัง ควรขอใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุรายละเอียดทุกอย่างให้ครบถ้วน เพื่อจะได้เปรียบเทียบราคากับผู้ให้บริการรายอื่นๆ ได้
วางแผนระยะเวลาเช่าให้เหมาะสม
ระยะเวลาเช่ามักคิดเป็นรายวันหรือรายครั้ง ควรนับรวมเวลาติดตั้งและรื้อถอนด้วย ถ้างานจัด 1 วัน แต่ต้องติดตั้งล่วงหน้า 1 วัน และรื้อในวันถัดไป ก็อาจต้องเช่า 3 วัน บางผู้ให้บริการมีราคาพิเศษสำหรับเช่าหลายวัน ควรสอบถามและเจรจาต่อรอง หากมีงานหลายครั้งในช่วงเวลาใกล้เคียงกัน อาจจะได้ส่วนลดหรือเงื่อนไขที่ดีกว่า
ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ
เลือกเช่าจากบริษัทที่มีประสบการณ์ มีชื่อเสียง มีหน้าร้านชัดเจน สามารถตรวจสอบได้ ดูผลงานที่ผ่านมาว่าเคยรับงานอีเว้นท์ขนาดใหญ่หรือไม่ มีอุปกรณ์เพียงพอหรือไม่ ถ้าเป็นไปได้ควรไปดูเครื่องจริงก่อนตกลงเช่า ตรวจสอบสภาพว่าใหม่หรือเก่า ทำงานดีไหม มีเสียงดังหรือเปล่า อ่านรีวิวจากลูกค้าเก่าว่าบริการเป็นอย่างไร ตรงเวลาไหม แก้ปัญหาเฉพาะหน้าเป็นไหม ถ้ามีข้อร้องเรียนมากควรหาผู้ให้บริการรายอื่นแทน
ขอให้มีช่างดูแลตลอดงาน
แอร์อาจเกิดปัญหาได้ตลอดเวลา เช่น น้ำแข็งเกาะ น้ำหยด ไม่เย็น หรือเสียกลางคัน ถ้าไม่มีช่างคอยดูแล ปัญหาเล็กๆ ก็อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่ได้ ควรขอให้ผู้ให้บริการส่งช่างมาประจำตลอดงาน พร้อมอะไหล่สำรอง เพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ทันที ช่างที่ดีจะต้องมาก่อนเวลางานเริ่ม ตรวจเช็กเครื่องให้พร้อม ปรับอุณหภูมิให้เหมาะสม และคอยสังเกตตลอดงานว่าทำงานปกติดีหรือไม่
วางตำแหน่งเครื่องให้เหมาะสม
ตำแหน่งที่วางเครื่องแอร์ส่งผลต่อประสิทธิภาพมาก ควรวางในจุดที่ลมพัดกระจายได้ทั่วพื้นที่ ไม่บังทางเดิน ไม่รบกวนผู้เข้าร่วมงาน และไม่ใกล้อุปกรณ์ไฟฟ้าอื่นจนเกินไป ถ้าเป็นเต็นท์หรือพื้นที่กึ่งเปิด ต้องคำนึงถึงทิศทางลมด้วย เพราะถ้าวางในจุดที่ลมพัดออกไปภายนอก ความเย็นจะสูญเปล่า ควรปรึกษาช่างติดตั้งให้จัดวางตำแหน่งที่เหมาะสมตามลักษณะพื้นที่
เตรียมพื้นที่รองรับเครื่องและอุปกรณ์
แอร์เคลื่อนที่ขนาดใหญ่มีน้ำหนักมาก ต้องมีพื้นที่วางที่แข็งแรงรองรับได้ ถ้าวางบนพื้นดิน อาจต้องปูแผ่นไม้หรือคอนกรีตก่อน เพื่อไม่ให้เครื่องจมหรือเอียง นอกจากนี้ยังต้องเตรียมพื้นที่สำหรับวางสายไฟ ท่อลม และอุปกรณ์อื่นๆ ให้เรียบร้อย ไม่ให้กีดขวางทางเดิน เป็นอันตรายต่อผู้สัญจรไปมา ถ้าเป็นงานกลางคืนต้องมีไฟส่องสว่างบริเวณเครื่องด้วย เพื่อช่างจะได้เห็นชัดเจนเวลาตรวจเช็ก
ทดสอบเครื่องก่อนงานเริ่มจริง
ควรให้ติดตั้งเครื่องเสร็จล่วงหน้าอย่างน้อย 2-3 ชั่วโมงก่อนผู้คนเริ่มมาถึง เพื่อทดสอบว่าทำงานปกติดีไหม ความเย็นพอหรือไม่ มีเสียงรบกวนหรือเปล่า ถ้าพบปัญหาจะได้มีเวลาแก้ไข บางครั้งอาจต้องปรับจำนวนเครื่องเพิ่มหรือลด ปรับตำแหน่งวาง หรือปรับทิศทางลมให้เหมาะสมกว่าเดิม อย่ารอให้แขกมาครบแล้วจึงเปิดเครื่อง เพราะจะทำให้ช่วงแรกอากาศร้อน แขกรู้สึกอึดอัด และใช้เวลานานกว่าจะเย็นสบาย
มีแผนสำรองกรณีเครื่องเสีย
แม้จะเตรียมพร้อมแค่ไหนก็อาจมีเหตุไม่คาดฝันเกิดขึ้นได้ ควรสอบถามผู้ให้บริการว่ามีเครื่องสำรองหรือไม่ ถ้าเครื่องเสียกลางงานจะมีวิธีแก้ไขอย่างไร ใช้เวลานานแค่ไหน หรือควรเช่าเครื่องสำรองเผื่อไว้ตั้งแต่แรก โดยเฉพาะงานสำคัญที่ไม่สามารถยกเลิกหรือเลื่อนได้ เช่น งานแต่งงาน งานสัมมนาลูกค้า หรืองานเปิดตัวสินค้า ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นจากเครื่องสำรองน้อยกว่าความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นมาก
อ่านสัญญาเช่าให้เข้าใจทุกข้อ
สัญญาเช่าจะระบุรายละเอียดต่างๆ เช่น ระยะเวลาเช่า ราคา เงื่อนไขยกเลิก ความรับผิดชอบกรณีเครื่องเสียหายแต่ละฝ่าย และอื่นๆ ต้องอ่านให้ละเอียด เข้าใจทุกข้อก่อนเซ็นชื่อ ถ้ามีข้อความที่ไม่ชัดเจนหรือไม่เข้าใจ ต้องถามทันที อย่าเซ็นเพราะเชื่อคำพูดเพียงอย่างเดียว ควรมีสำเนาสัญญาไว้ด้วยเพื่ออ้างอิงภายหลัง ถ้าต้องการแก้ไขเปลี่ยนแปลงอะไร ให้เขียนเพิ่มเติมในสัญญาและให้ทั้งสองฝ่ายเซ็นกำกับทุกครั้ง
คำนึงถึงความปลอดภัย
เครื่องแอร์ใช้ไฟฟ้ากำลังสูง มีความเสี่ยงเรื่องไฟฟ้าดูด ไฟฟ้าลัดวงจร หรือไฟไหม้ได้ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบไฟฟ้าปลอดภัย มีเบรกเกอร์ป้องกัน สายไฟมีสภาพดี ไม่ชำรุด และวางในที่ที่คนไม่เดินเหยียบ นอกจากนี้ต้องระวังน้ำที่ไหลออกจากเครื่อง ถ้าไหลลงพื้นอาจทำให้ลื่น ควรมีท่อระบายน้ำทิ้งหรือวางถังรองรับไว้ หากจัดงานกลางแจ้งต้องระวังฝนด้วย เพราะน้ำฝนเข้าเครื่องอาจทำให้ลัดวงจรได้
สรุปข้อมูลสำคัญก่อนเช่าแอร์เคลื่อนที่จัดงานอีเว้นท์
เช่าแอร์เคลื่อนที่เป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้งานอีเว้นท์ประสบความสำเร็จ ผู้เข้าร่วมงานรู้สึกสบาย อยู่ได้นาน และมีความประทับใจในงาน ต้องเริ่มจากประเมินพื้นที่และจำนวนคนให้ถูกต้อง เลือกประเภทแอร์ให้เหมาะสม ตรวจสอบระบบไฟฟ้า เลือกผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้ สอบถามรายละเอียดค่าใช้จ่ายทุกอย่าง ขอให้มีช่างประจำตลอดงาน ทดสอบเครื่องล่วงหน้า เตรียมแผนสำรอง และคำนึงถึงความปลอดภัย ถ้าวางแผนดีตั้งแต่ต้น งานก็จะราบรื่น ไม่มีปัญหา แขกมีความสุข และเจ้าภาพก็สบายใจ
