เจ้าของกิจการมือใหม่ 90% เกลียดคำว่า “บัญชี” เพราะภาพในหัวคือ กองกระดาษสูงท่วมหัว ตัวเลขยิบย่อย และความกลัวสรรพากร แต่ความจริงแล้ว บัญชีคือ “หน้าปัดรถยนต์” ของธุรกิจ
ลองจินตนาการว่าคุณขับรถเฟอร์รารี่ (ธุรกิจของคุณ) ด้วยความเร็วสูง แต่หน้าปัดเสีย… คุณไม่รู้ความเร็ว ไม่รู้น้ำมันเหลือเท่าไหร่ ไม่รู้ความร้อนขึ้นไหม คุณคิดว่าจะขับไปถึงเป้าหมาย หรือจะแหกโค้งก่อน?
นี่คือ 5 ขั้นตอนการสร้าง “หน้าปัด” ให้ธุรกิจของคุณ แบบที่คนไม่จบบัญชีก็ทำได้และ “ต้องทำ”:
1. กฎเหล็กข้อที่ 0: “แยกกระเป๋า” เดี๋ยวนี้!
นี่คือกดุมเม็ดแรกที่สำคัญที่สุด ถ้าคุณติดกระดุมเม็ดนี้ผิด เม็ดต่อไปจะพังทั้งแถบ
- สิ่งที่ต้องทำ: เดินไปธนาคาร เปิดบัญชีชื่อร้าน/บริษัท แยกต่างหาก ห้าม ใช้บัญชีส่วนตัวรับเงินลูกค้าเด็ดขาด
- วินัย: อยากใช้เงิน ให้โอนจากบัญชีร้านเข้าบัญชีส่วนตัวเป็น “เงินเดือน” หรือ “เงินปันผล” แล้วค่อยเอาไปใช้
- ทำไมต้องทำ: เพื่อให้คุณรู้ว่า จริงๆ แล้วธุรกิจหาเงินได้เท่าไหร่ และป้องกันปัญหางงงวยเวลาสรรพากรขอดู Statement
2. ระบบจัดเก็บเอกสาร: “ถ่าย-อัพ-ทิ้ง” (หรือเก็บ)
ยุคนี้หมดยุคแฟ้มหนาเตอะแล้ว เอกสารหายคือเงินหาย
- ฝั่งรายรับ (เงินเข้า): ออกใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีทุกครั้งที่มีเงินเข้า สำเนาเก็บไว้ใน Cloud (Google Drive/OneDrive) สร้าง Folder แยกเป็นรายเดือน (เช่น
2024-01-Income) - ฝั่งรายจ่าย (เงินออก):
- บิลมีชื่อร้าน: ดีมาก เก็บตัวจริงใส่แฟ้ม
- บิลเงินสด/ไม่มีบิล: ให้ทำ “ใบสำคัญจ่าย” (Payment Voucher) แนบกับหลักฐานการโอนเงินและรูปถ่ายสินค้า
- เคล็ดลับ: อย่าดอง! ได้บิลมาปุ๊บ ใช้มือถือถ่ายรูปอัพขึ้น Cloud ทันที กันบิลเลือนหรือหาย
3. บันทึกบัญชี: เริ่มต้นด้วย Excel หรือ โปรแกรมสำเร็จรูป
ถ้าเพิ่งเริ่มและรายการไม่เยอะ Excel/Google Sheets คือเพื่อนแท้ แต่ถ้าเริ่มมีวันละ 10-20 บิล แนะนำให้ใช้ Software (เช่น FlowAccount, PEAK, TRCLOUD) เดือนละไม่กี่ร้อยบาท คุ้มกว่าจ้างคนมานั่งคีย์
- สิ่งที่คุณต้องเห็นทุกวัน:
- วันที่
- รายการ (ซื้ออะไร/ขายให้ใคร)
- หมวดหมู่ (ค่าของ/ค่าแรง/ค่าเช่า/ค่าการตลาด) <– สำคัญมาก เพื่อใช้วิเคราะห์
- จำนวนเงิน
4. อ่าน “ลายแทง” ให้ออก: 3 บรรทัดที่คุณต้องรู้
เจ้าของไม่ต้องลง Dr. Cr. (เดบิต/เครดิต) เป็น แต่ต้องอ่านผลลัพธ์เป็น
- บรรทัดบนสุด (รายได้): ขายได้เท่าไหร่? (ถ้าน้อยไป = ปัญหาการตลาด)
- บรรทัดกลาง (ต้นทุน & ค่าใช้จ่าย): จ่ายไปเท่าไหร่? ค่าอะไรแพงผิดปกติ? (ถ้านวมแล้วเยอะเกิน = ปัญหาการบริหาร)
- บรรทัดล่างสุด (กำไรสุทธิ): เหลือเข้ากระเป๋าจริงไหม?
ข้อควรระวัง: อย่าดูแค่บรรทัดบนสุด หลายธุรกิจเจ๊งเพราะ “ขายดีจนเจ๊ง” (ขาย 100 ต้นทุน 110 แต่ไม่เคยจดบัญชีเลยไม่รู้ตัว)
5. ปิดงบรายเดือน: พิธีกรรมศักดิ์สิทธิ์
อย่ารอไปทำตอนสิ้นปี เพราะคุณจะจำไม่ได้ว่า “โอนเงิน 500 บาทวันนี้คือค่าอะไร?”
- สิ่งที่ต้องทำ: ทุกวันที่ 1-5 ของเดือนถัดไป ให้สรุปยอด 1 ครั้ง
- เงินในบัญชีธนาคาร ตรงกับ ยอดในบัญชีที่จดไหม? (Bank Reconciliation)
- ถ้าไม่ตรง ต้องหาว่าหายไปไหน
- ดูรายงานสรุปว่าเดือนที่ผ่านมา “กำไร” หรือ “ขาดทุน”
ข้อคิดทิ้งท้าย: บัญชีคือ “เครื่องมือทำเงิน” ไม่ใช่ภาระ
เมื่อระบบบัญชีคุณนิ่ง คุณจะเริ่มเห็น “ความจริง”:
- คุณจะรู้ว่า สินค้าตัวไหนกำไรเยอะสุด (แล้วไปโฟกัสขายตัวนั้น)
- คุณจะรู้ว่า ค่าใช้จ่ายไหนไร้สาระ (แล้วตัดทิ้ง)
- คุณจะมีความมั่นใจเวลากู้ธนาคาร เพราะงบคุณสวยและตรวจสอบได้
การทำบัญชีไม่ใช่การจับผิดตัวเอง แต่คือการ “ติดไฟสปอร์ตไลท์” ให้ธุรกิจ เพื่อให้คุณเดินไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง ไม่สะดุดล้มกลางทางครับ
